Một phần mềm quản lý khách sạn, hay còn gọi là PMS (Property Management System), là một phần mềm ngày càng hữu ích trong các khách sạn sang trọng, hỗ trợ chủ sở hữu và nhân viên thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một phần mềm PMS chính xác, mọi người cần biết rõ phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp này có khả năng làm được việc gì. 1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì? PMS một biện pháp cho phần mềm khách sạn, hỗ trợ một số khách sạn, khu resort và các tài sản tương tự thực hiện nhiều nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Phần mềm thường bao gồm các công việc quản lý và quản trị, với các ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho. 2. Tại sao mỗi khách sạn phải một hệ thống PMS? Một phương pháp ứng dụng quản lý khách sạn dần dần quan trọng do ngành khách sạn hiện đại được đẩy mạnh bởi công nghệ. Với những nguồn đặt phòng có thể tới từ nhiều kênh, giá nên được chỉnh sửa thông minh cho việc kiểm soát doanh thu. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến quá trình thanh toán, trả phòng phải được thực hiện đồng bộ, linh hoạt và chuyên nghiệp. Việc này vừa hỗ trợ khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể hỗ trợ giải quyết với những thách thức này. Một ứng dụng quản lý khác sạn đúng đắn sẽ cho phép nhân viên loại bỏ các thủ tục giấy tờ không cần thiết và thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo. 3. Những tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì? Mặc dù có rất một số đơn vị cung cấp phần mềm PMS trên thị trường, vấn đề đáng nói nhất là cần xác định một hệ thống có những tính năng tốt cho khách sạn của bạn. Sau đây là những tính năng quan trọng nhất của một ứng dụng quản lý khách sạn. a. Đặt phòng Tính năng trước hết và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn cần có là khả năng xử lý nhiều yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống tuyệt vời sẽ cho phép nhân viên không quá khó thực hiện những nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,… b. Dữ liệu khách hàng ngành công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều phải thiết là hệ thống quản lý khách nên bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như nhiều thói quen của họ như: khác hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng các dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu các khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho một số chiến dịch quảng bá dịch vụ, một số chương trình khuyến mãi đến các khách hàng của mình. c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn Kế tiếp, điều quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản phải cung cấp một loạt nhiều tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này phải bao gồm các tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho những đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng cần cho phép một số email xác nhận được gửi nhanh chóng. Không những thế, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất cần có khả năng lập hóa đơn cũng như biên lai cho khách hàng, để có thể không quá khó phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi dùng bất kể dịch vụ khách sạn tính phí nào. d. Báo cáo Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn cần bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh các báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và nhiều báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc nhiều quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất phải thiết trong lĩnh vực khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm đúng đắn với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết cần triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là hình thức mà một số bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay. 4. Những tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee một số tính năng chính của Ezibee: Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn, Quản lý một số bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng, Quản lý khách hàng và các công nợ, Quản lý kho hàng, Thống kê, báo cáo tuyệt vời. Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách một số phòng trống, vị trí và giá nhiều phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý những giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách. Ezibee giúp bộ phận lễ tân có khả năng thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý mọi khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể xử lý một số vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng. Phần mềm quản lý tình trạng nhiều buồng, phòng để cập nhật trạng thái lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý nhiều tài sản cố định trong phòng chi tiết. Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp giúp xử lý kiểm toán hàng hóa trong kho bằng những thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có chức năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và thông báo cho nhà quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được dùng một số để có phương hướng kinh doanh hoàn hảo hơn. Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý dữ liệu của khách hàng chi tiết như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý các công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời gian cần thu nhiều công nợ. Có thể bạn đang tìm: phần mềm quản lý bida Tính năng xuất dữ liệu rõ ràng của Ezibee giúp khách sạn báo cáo tình hình kinh doanh tỉ mỹ cho người quản lý. Báo cáo có thể tùy chỉnh nhiều số như ca làm việc, các dịch vụ kèm theo, báo cáo về lượt khách nghỉ trong ngày, tình hình một số phòng và còn những vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
