Bạn đang có tính toán kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hoặc là mở rộng mô hình kinh doanh? Bạn muốn tìm hiểu về phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp và hiệu quả quản lý của phần mềm đối với hoạt động kinh doanh khách sạn. Bài chia sẻ phía dưới chúng tôi sẽ chỉ ra những ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời các bạn cùng đọc qua. Để có lựa chọn thích hợp nhất cho việc kinh doanh của mình. Chức năng của phần mềm excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ Phần mềm excel là một ứng dụng bảng tính của Microsoft giúp cho hoạt động tính toán được nhanh gọn. Phần mềm này đã sớm được dùng thông dụng trong các hoạt động kinh doanh từ lâu. Hiện nay, vẫn có rất nhiều khách sạn vừa và nhỏ dùng phần mềm này trong công tác quản lý. Thế nhưng, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, quá trình quản lý phòng khách sạn thông qua phần mềm excel bộc lộ ra nhiều điểm bất cập, ngoài các ưu điểm đã có của nó. Phần mềm excel trợ giúp quản lý: Check in, check out khách ra vào hàng ngày Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, kiểm soát tình hình phòng dễ dàng (thông tin khách, thông tin phòng) In hóa đơn riêng cho mỗi dịch vụ, có thể in ngay cho khách Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel Ưu điểm Miễn phí, đơn giản sử dụng: Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ bạn triển khai những công việc tính toán thông dụng một biện pháp không quá phức tạp. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho một số dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng phân thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu các chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết từng mục trong từng loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo mong muốn của khách hàng. Lưu trữ, tra cứu và tính toán Với những nghiệp vụ không quá khó, phần mềm từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu thường xuyên, giải nhiều bài toán, thuận lợi cho quá trình làm báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với nhiều bảng biểu bằng nhiều con số tỉ mỹ (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi nhiều tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng). Tiết kiệm chi phí, hiệu quả doanh thu Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được sử dụng hợp lý nhất cho một số mô hình khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không nhiều. Nhược điểm Độ bảo mật dữ liệu thấp Khi cài đặt phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể không quá phức tạp bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Tại tính năng phân quyền không được tích hợp. Và đảm bảo rằng một số chủ kinh doanh đều hiểu rõ hậu quả của vấn đề này. Dễ xảy ra sai sót Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ hợp lý cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn đến sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian. Khó kết hợp với một số báo cáo Excel không thể tự động thống kê, tạo ra các báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Cho nên, bạn sẽ phải mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động làm báo cáo. Không phù hợp với khách sạn quy mô lớn Đối với các khách sạn có mô hình từ 3 sao trở lên, tích hợp nhiều loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không còn đủ khả năng phục vụ việc quản lý nữa. Từ những ưu nhược điểm nói trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là cách ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư. Tuy nhiên, để tốt nhất hoạt động kinh doanh, đem lại nguồn thu nhập về lâu dài hoặc trong tình trạng khách sạn muốn tăng số lượng phòng và triển khai thêm những loại hình dịch vụ thì có thể tính tới việc cài đặt phần mềm quản lý chuyên biệt hơn. Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa? Có thể bạn cần: phần mềm quản lý massage
